提升办公效率的智能 AI 伙伴 -- ONLYOFFICE

1.引言

在这个信息爆炸的时代，人工智能（AI）的快速崛起已经对各行各业产生了深远的影响，职场人士所面临的工作挑战也越来越多。为了提高工作效率，我们需要 AI 技术的融入，使得办公软件变得更加智能、高效，而 ONLYOFFICE 正是这样一款走在时代前沿的办公软件。

ONLYOFFICE 是一款开源免费、跨平台、集成AI、兼容性强和灵活部署的软件，与主流办公软件 Microsoft Office 和 WPS Office 高度兼容，可谓是升级版 OFFICE 软件，并且支持多用户在线编辑和评论各种文档。

主要的亮点功能有：

• 多用户在线协作：支持多人实时在线编辑和评论文档，提升团队协作效率。
• 灵活的部署选项：提供云端服务和本地部署两种方式，满足不同用户的需求，特别是在数据安全和隐私保护方面有更高要求的用户。
• 高度兼容性：开源免费，兼容 Microsoft Office 文档格式，用户可以轻松地在 ONLYOFFICE 和 Microsoft Office 之间切换，无需担心格式问题。

官方网站和GitHub地址如下，让我们了解 ONLYOFFICE 更多强大的功能：

• GitHub 地址：https://github.com/ONLYOFFICE

2.ONLYOFFICE 功能介绍

2.1 多平台高度兼容

首先，我们可以点击官网，进入到获取 ONLYOFFICE，在这里我们可以注册协作空间云端版进行体验。

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根据页面提示，注册登陆成功后，就可以看到以下界面：

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从界面能够看出，ONLYOFFICE 不仅能够在云端使用，还能在 Windows、Linux、macOS、Android 以及 iOS 系统中下载对应的应用程序。这使得用户能够在任何系统和设备上达成无缝衔接的使用体验，而且其高度兼容微软 Office 格式，完全消除了用户对于兼容性方面的顾虑。

2.2 支持多文件格式

ONLYOFFICE 具备强大的功能，能够创建、查看和编辑任何规模以及复杂程度的文件。它兼容多种常见格式的文档，例如 DOCX、PDF、ODT、DOCXF、DOTX、OTT、RTF、TXT、FB2、EPUB、JPG、PNG 等等，办公所用软件均涵盖其中。

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如果下载的是对应系统的应用程序，那么您能够在同一个窗口中轻松处理多个不同格式文件，那些 Office 无法给予您的高效智能体验，ONLYOFFICE 却可以为您完美呈现！

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2.3 多样化连接器

ONLYOFFICE 支持多样化的连接器，允许用户将 ONLYOFFICE 集成到其他应用程序或服务中，如 Zoom、Nextcloud、Odoo、Box 等，通过这些连接器，ONLYOFFICE 的文档编辑和协作空间得以无缝融入用户现有的技术生态中。

• 查看所有现成的连接器：适用于您正在使用平台的即用连接器 | ONLYOFFICE

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2.4 多种部署方式

ONLYOFFICE 根据需求提供不同版本的多种部署方式，您可以轻松获得文本文档、电子表格、演示文稿、表单和 PDF 在线编辑器，并将它们与选择的平台集成，简单部署，自动更新。

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倘若您身为企业或组织的管理员，那么 ONLYOFFICE 文档的开发者版或者企业版无疑是极为理想的解决方案。您可以在自己的服务器上部署 ONLYOFFICE，进而对数据的安全性实现全面掌控。

个人使用ONLYOFFICE 文档完全免费。开发者版和企业版更适合商业，支持30天免费试用，可选择不同级别的支持。

• 开发者版供开发者和商业用途使用，支持白标产品，按年购买许可证。
• 企业版适合企业内部使用、私有化部署，可选择1年或终身有效的许可证。

2.5 丰富的插件拓展功能

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ONLYOFFICE 它不仅提供了基本的文档、演示、PDF、表格和表单等在线编辑器，还具有丰富的插件拓展功能，以下是一些常见的插件：

• OCR 插件：可以将扫描的文档或图片转换为可编辑的文本。
• ChatGP 插件：集成了 ChatGPT ，提供智能聊天和文本生成功能。
• 邮件插件：可以方便在 ONLYOFFICE 中直接发送和接收邮件。
• 翻译插件：支持多种语言的翻译，帮助用户翻译文档内容。
• daw.io 插件：用于创建和编辑图表、流程图等。
• Jitsi 插件：实现视频会议功能，方便团队协作。
• Doc2md 插件：将格式化文档转换为 Markdown 或 HTML。

这些插件可以在 ONLYOFFICE 的插件市场中获取和安装。用户可以根据自己的需求选择适合的插件，以增强 ONLYOFFICE 的功能和效率。

2.6 使用AI助手更高效地工作

ONLYOFFICE 插件支持使用智谱 AI 大语言模型 ChatGLM，用户可以在编辑器中使用 ChatGLM 插件，对选定的文本进行总结、解释、翻译成中文或英文，并根据提示自动生成文本内容，实现自然语言对话等功能。

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首先，需要下载安装插件，在插件管理器中找到“智谱 Copilot“点击安装。

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其次，需要设置 API Key，可以前往智谱开放平台注册并查看 API，然后复制API Key进行粘贴，即可开始使用。

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启动“智谱 Copilot”，选中文本，点击右键可以看到，能自动生成、总结、解释和翻译文本。还可以在左侧的界面与 AI 助手聊天对话。

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同样地，也可以使用 ChatGPT 插件，从 OpenAI 获取 API Key，设置密钥保存后，你可以在 ONLYOFFICE 编辑器中无需切换界面，即可使用 ChatGPT 获取问题答案、快速查找信息、词法分析、总结生成文本或关键字等等。

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2.7 ONLYOFFICE 协作空间

ONLYOFFICE 协作空间是一个强大的团队协作平台，为用户提供了高效便捷的协作环境。团队成员可以实时共同编辑文档、电子表格和演示文稿，实现多人同时对同一文件进行操作，极大地提高了协作效率。

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多人操作文件，会存在数据安全问题，但 ONLYOFFICE 房间管理员可以设置用户的访问权限，限制用户操作间接也保护了文件。

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ONLYOFFICE 是一款开源免费的办公软件，其协作空间功能允许多人实时在线协作编辑文档、表格和演示文稿。尽管它是免费的，但它在安全性方面提供了强大的保障，确保用户数据的安全。

• 数据加密：对于静态数据和传输中的数据，采用了静态加密、传输中加密、端到端加密。
• 文档加密：您可以用密码手动保护文件，确保他人在不知道密码的情况下无法查看文件。
• SSL/TLS 加密：ONLYOFFICE 允许使用 HTTPS 协议来加密流量，无论您是否已拥有SSL证书。都会保护用户数据在传输过程中的安全性。
• 权限控制：允许管理员为不同级别的用户分配不同的访问权限。用户可以根据需要设置文档的访问权限，包括编辑、查看、下载等，以保护敏感信息。
• 电子表格保护：自定义限制对电子表格元素进行的编辑，隐藏公式，以不让其他用户看到。锁定电子表格元素：单元格、文本和形状等等。
• 添加水印：您可以应用包含文件和作者信息的水印，以便在分发文件时保护内容权利。

2.8 安全高效的在线协作

ONLYOFFICE 协作空间以其强大的功能，为安全高效的在线协作提供了有力支持。通过多人协同在线编辑的模式，不仅显著提高了团队的工作效率，还有效减少了冲突，对团队协作的效果和工作质量产生了十分积极的影响。

1）共享文档，权限控制

选择可查看、可编辑、可批注或可审阅等共享模式，共享文本文档、电子表格、演示文稿和 PDF 文件。创建随时可填写的表单，让其他用户填写。也可以设置自定义过滤权限，让协作者独立过滤数据。限制文档复制、下载和打印。

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2）高效沟通，效率翻倍

多人在线实时共同编辑文档，可以做批注标记和提及，讨论文档中的问题；还可以直接在文档中聊天，不仅如此，可以启动Jitsi 或 Rainbow 插件，直接组织视频会议，无需开启其他软件。

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3）跟踪修改，减少重复

ONLYOFFICE 修改文件，提供了清晰的文档编辑历史记录，这样用户可以确切地了解到文档中每一处内容的修改情况，包括谁进行了修改、修改的时间以及具体的修改内容。增强了沟通和协作的透明度。团队成员能够直观地看到彼此的修改，促进交流和讨论，避免因信息不清晰而产生误解或重复劳动。

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4）版本历史，快速定位

通过跟踪修改，记录了每一个版本历史记录，能够方便地跟踪文档的修改历史和版本，方便回溯和比较不同阶段的内容，是一个很好的备份，比撤销好用。

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5）比较文档，提交合并

能够迅速对两个文档进行比较，精准发现它们之间存在的差异。通过便捷的导航更改功能，您可以自主选择接受或拒绝所显示的更改。此外，还能将两个文档进行提交合并，实现文档内容的整合与统一。

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值得一提的是，该功能不仅在常规文档处理中发挥作用，对于程序开发中的代码对比同样适用，能帮助开发者快速找出代码之间的不同，提高开发效率。

6）AI 助手，助力分析

借助 ChatGPT 插件执行涉及理解或生成自然语言的任务。获得问题的准确答案、快速查找信息、生成文本、构建代码、数据分析等等，这些工作在编辑器中即可直接完成。

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3.ONLYOFFICE 文档 8.1 版本抢先体验

3.1 PDF 编辑器的全能优化

ONLYOFFICE 的 PDF 编辑器在最近的更新中获得了许多新功能和改进，使其成为一个功能全面的 PDF 处理工具。

• 文本编辑：用户现在可以直接在 PDF 文档中编辑文本内容，而不仅仅是查看和注释。
• 页面处理：用户可以添加新页面、旋转现有页面或删除不需要的页面，使得重新组织PDF文档的结构变得更加简单和直观。
• 插入和调整各种对象：用户可以在 PDF 文档中插入和调整多种对象，包括表格、形状、文本框、图像、TextArt（文本艺术）、超链接和方程等。这一功能丰富了PDF文档的内容和表现形式，提高了文档的专业性和互动性。
• 优化了注释和切换模式：新增了迷你工具栏，使得添加和编辑注释变得更加方便和直接。用户可以通过工具栏添加文本评论和标注，也可以通过上下文菜单删除评论。用户还可以通过这个切换器轻松地在编辑模式和查看/注释模式之间切换，从而根据自己的工作需求选择最合适的操作模式。

这些优化提高了用户在审阅和协作过程中的效率，提供了一个更加全面和用户友好的编辑体验，使得用户能够更加高效地处理PDF文档，无论是在编辑手册、填写协议、合同，还是在其他需要处理PDF文件的工作场景中。

3.2 EXCEL 的数据保护

在 ONLYOFFICE 的 EXCEL 电子表格编辑器中，增强了更安全的数据保护和协作改进。

限制查看受保护范围内的单元格：这项功能允许用户选择特定的单元格范围，并设置权限来控制对这些单元格的访问。这样的保护机制对于保护敏感信息或重要数据至关重要，尤其是当文档需要在团队内部共享或在公共环境中使用时。

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此外，还改进了协作和版本控制，ONLYOFFICE 电子表格编辑器现在提供了更直观的版本历史记录功能，其中被更改的单元格会被突出显示。这样一来使得在协作环境中追踪和审查对工作表的更改变得更加简单和高效。用户可以通过访问“版本历史”路径来查看和比较文档的不同版本，以及每个版本中的具体更改。

3.3 更丰富的模板库

ONLYOFFICE 提供了一系列丰富的模板库，这些模板不仅免费，而且支持多语种，能够帮助用户节省大量时间，提高工作效率。模板库中包含了多种类型的文档模板，包括可填写的表单、文本文档、电子表格和演示文稿，满足不同场景的需求。

• 可填写的表单模版：非常便捷的表单模板，允许接收者直接在文档中填写信息，从而简化了数据输入和处理的流程。让用户能够快速创建可填写的表单，用于数据收集、调查问卷、注册表、订单表等多种场合。
• 文本文档模板：拥有简历、报告、信件、备忘录等模板，用户可以根据自己的需求选择合适的模板，快速创建需要的专业文档。
• 电子表格模板：涵盖了预算、财务报表、时间表、库存管理等模板，这些模板可以帮助用户更高效地进行数据分析和处理。
• 演示文稿模板：包含商务报告、产品介绍、教育演示等模板，用户可以使用这些模板快速创建吸引人的演示文稿。

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不仅可以根据类别和搜索需要的模版进行引用，还可以创建自己的模版，如果想要自己的模版能更多人用上，也可以联系管理员提交自己的模板至资源库。

4.总结

从持续的使用体验来评估，ONLYOFFICE 展现出诸多优势。它开源免费，没有烦人的广告干扰，并且能够轻松部署。尤其令人称道的是它安全高效的在线协作空间，在这个协作空间里，团队成员可以实时互动，共同编辑文档、表格和演示文稿，并且能跟踪修改，存在问题可以做批注，还可以直接进行聊天和会议沟通，极大地提高了团队协作的效率和质量。再加上其完善的权限管理和加密措施，有力地保障了数据的安全性和隐私性，让用户完全可以放心地进行合作与交流。

不仅如此，ONLYOFFICE 仍在持续奋进，不断进行更新与优化。其致力于让用户获取更为完美的体验和使用感受，切实地为大家的办公工作减轻负担、提升效率。赶紧下载体验吧！